Turizm sektöründe iş yapan her şirketin  en büyük sorunlarından birisi acenta otomasyonu sorunlarıdır. Acenta yazılımının özellikleri ve elverişli olduğu alanların kısıtlı olması uzun vadede düşünüldüğünde şirketi zarara uğratabilir. Bu tür risklerin önüne geçilmesi için kullanılacak yazılımın elverişli olması gerekmektedir.

Bir Acenta Yazılımında Neler Olmalı?

Kullandığınız acenta yazılımı başlıca; rezervasyon, operasyon, muhasebe ve raporlar modüllerini, ayrıca bu modüllerin içeriklerinin oluşturulması ve sistemin özelleştirilmesini sağlamak için tanımlamalar modülüne sahip olmalıdır.

Rezervasyon

Rezervasyon modülü size otel, tur, transfer ve uçak bileti rezervasyonlarını kolayca girmenizi, girilen rezervasyonları kolayca bulabilmenizi sağlar. Eğer siz yeni bir rezervasyon girerken sıkıntı yaşıyorsanız bu ilerde büyük bir sorun olarak karşınıza çıkacaktır. Bu konudaki en büyük dezavantaj, pax sayıları ve oda sayıları kombinasyonu ile girilebilecek yanlış yada hatalı rezervasyonlardır. Sistemin çocuk ve bebek fiyatlarını, oda tiplerine göre doğru hesaplaması ayrıca önemlidir.

Operasyon

Acenta yazılımı,satılmış olan tur ve transfer operasyonunun kolayca yapılmasını sağlamalıdır. Tanımlı turların haricinde misafirlerinize yapılan ekstra satışlarını sisteme zahmetsizce girilmesi önemlidir. Bir diğer önemli konu araçlar, şoförler ve rehberler. Araç pax sayısı önemli olduğundan ve yoğun operasyon zamanlarında yapılan en büyük hata araç pax sayısından fazla misafir atama ve yanlış araca yanlış rehber atamalarıdır. Cube akıllı operasyon algoritması sayesinde oluşabilecek handikapların önüne geçer ve operasyon yapan kişinin hata yapmasını engeller.

Muhasebe

Acenta yazılımı, yapılan tüm işlemler için bir ön muhasebe modülüne sahip olmalıdır. Muhasebe modülü, partner firmalar, oteller ve acentalar ile şirket arasında oluşan cari yönetimini kolayca yapmanızı sağlamalıdır. Gelen ödemeler, çekler, yapılan ödemeler, müşteri carileri ve gider yönetimini basitçe yapmak zamandan tasarruf sağlayacaktır. Örneğin; Cube ile, bir alt acentanın yaptığı satışlardan oluşan durum (statement) modülünde, acenta ödemeleri, acenta borçları ve yapılmış olan rezervasyonları birbirleri ile eşleyerek hangi ödemenin hangi rezervasyona geldiğini, acentanın güncel borcunu görüntüleyip üzerinde işlem yapmak oldukça kolaydır. Üstelik tüm bunları sürükle-bırak mantığı ile kullanıcı deneyimini maksimuma çıkararak sağlar.

Raporlar

Raporlar acenta yazılımının en önemli modülüdür. Şirketin toplam gelir / gider grafiği, rezervasyon raporlarıi, acenta cari raporları, otel cari raporları, rehber ve kullanıcı komisyon raporları bir turizm şirketi için olmazsa olmaz raporlardır.

Sistem Özellikleri

Acenta sisteminin loglama (kayıt) özelliği, backup (yedekleme) özelliği, (user tracking) kullanıcı izleme, kullanıcı yetkilendirme gibi temel özellikleri olmalıdır. Oluşabilecek yanlış yada hatalı bir işlemi